Kaum eine Aufgabe im Führungsalltag ist so unangenehm wie das Führen eines Kündigungsgesprächs. Besonders das erste Mal, wenn man jemanden kündigen muss, bleibt vielen Führungskräften als einer der schwersten Momente ihrer Karriere im Gedächtnis. Es ist eine Situation, in der sich Rationalität und Emotionen miteinander vermischen: Du bist einerseits die Person, die eine klare, geschäftliche Entscheidung kommunizieren muss. Andererseits bist du auch ein Mensch, der weiß, dass diese Nachricht das Leben deines Gegenübers verändern wird.
Aaron Brück, Unternehmer, Vortragsredner und Experte für Leadership, kennt diese Herausforderung nur zu gut. „Eine Kündigung ist nie einfach – weder für den, der sie ausspricht, noch für den, der sie erhält. Es erfordert Klarheit, Empathie und die Fähigkeit, auch in unangenehmen Momenten professionell zu bleiben.“ Doch wie bereitet man sich auf ein Kündigungsgespräch vor? Und wie führt man es, ohne dabei die Würde des Gegenübers zu verletzen? In diesem Artikel beleuchten wir die besonderen Herausforderungen des ersten Kündigungsgesprächs und geben Einblicke, wie du diesen Moment souverän meistern kannst.
Warum das erste Kündigungsgespräch so herausfordernd ist
Das erste Kündigungsgespräch ist nicht nur für den betroffenen Mitarbeiter eine emotionale Extremsituation, sondern auch für die Führungskraft. Besonders für neue Führungskräfte, die zum ersten Mal diese Verantwortung übernehmen, ist die Situation oft mit großer Unsicherheit verbunden. Man steht vor einer Vielzahl von Fragen: Wie bringe ich die Nachricht rüber, ohne respektlos zu wirken? Wie reagiere ich, wenn der Mitarbeiter emotional wird? Und wie vermeide ich es, selbst in eine unangenehme Verteidigungshaltung zu geraten?
1. Die emotionale Belastung
Kündigungen sind immer persönlich – auch wenn sie aus betriebswirtschaftlichen Gründen erfolgen. Für die Führungskraft entsteht ein innerer Konflikt zwischen der rationalen Entscheidung, die für das Unternehmen getroffen wurde, und der Empathie für den Mitarbeiter, dessen Lebenssituation sich durch die Kündigung dramatisch verändern kann. Dieses Spannungsfeld kann belastend sein, besonders wenn man zum ersten Mal in dieser Position ist.
2. Die Angst vor der Reaktion
Wie wird der Mitarbeiter reagieren? Wird er wütend, enttäuscht oder gar verzweifelt sein? Diese Unsicherheit macht viele neue Führungskräfte nervös. Denn niemand möchte mit Tränen, Vorwürfen oder gar Konflikten konfrontiert werden.
3. Zweifel an der eigenen Entscheidung
Viele neue Führungskräfte hinterfragen ihre eigene Position in solchen Momenten: „Ist das wirklich die richtige Entscheidung?“, „Habe ich alles getan, um das zu vermeiden?“ Diese Zweifel können die Situation zusätzlich emotional aufladen.
4. Die Wahrnehmung der eigenen Autorität
Besonders für Führungskräfte, die erst vor Kurzem ihre Rolle übernommen haben, fühlt sich eine Kündigung an wie ein Prüfstein ihrer Autorität. Es ist eine Situation, in der sie sich nicht nur vor dem Mitarbeiter, sondern auch vor sich selbst beweisen müssen.
Die Vorbereitung auf das erste Kündigungsgespräch
Wie bei jeder schwierigen Aufgabe liegt der Schlüssel zum Erfolg in der Vorbereitung. Eine Kündigung ist nicht einfach ein spontanes Gespräch, sondern ein gut strukturierter Prozess. Je besser du dich darauf vorbereitest, desto souveräner wirst du auftreten und desto respektvoller wird das Gespräch verlaufen.
1. Klare Faktenlage schaffen
Bevor du ein Kündigungsgespräch führst, solltest du alle relevanten Fakten kennen. Warum wird der Mitarbeiter gekündigt? Handelt es sich um eine betriebsbedingte Kündigung, eine verhaltensbedingte Kündigung oder um eine Trennung in der Probezeit? Je klarer du dir über die Gründe bist, desto sicherer kannst du diese kommunizieren.
2. Rechtliche Grundlagen klären
Kündigungen unterliegen gesetzlichen Vorgaben. Es ist entscheidend, dass du dich im Vorfeld über Kündigungsfristen, Abfindungsregelungen und andere rechtliche Aspekte informierst. Fehler in diesem Bereich können nicht nur juristische Konsequenzen haben, sondern auch das Vertrauen des Mitarbeiters in die Professionalität des Unternehmens erschüttern.
3. Der richtige Zeitpunkt
Ein Kündigungsgespräch sollte zu einem Zeitpunkt stattfinden, der für den Mitarbeiter möglichst wenig zusätzliche Belastung mit sich bringt. Montagmorgen oder kurz vor Feierabend am Freitag sind in der Regel ungünstig. Ein Gespräch zu Beginn des Tages, in dem auch Zeit für Nachfragen und emotionale Verarbeitung bleibt, ist oft der bessere Weg.
4. Den Ablauf planen
Aaron Brück empfiehlt, den Ablauf eines Kündigungsgesprächs im Kopf durchzugehen und sich vorab klare Formulierungen zu überlegen. „Die Struktur des Gesprächs gibt dir Sicherheit und sorgt dafür, dass du den roten Faden behältst,“ erklärt er.
Das Gespräch: Klarheit und Empathie als Schlüssel
Ein Kündigungsgespräch ist immer unangenehm, aber es kann mit Klarheit und Empathie so geführt werden, dass der betroffene Mitarbeiter seine Würde bewahrt und die Situation versteht.
1. Klar und direkt sein
Die Botschaft sollte von Anfang an deutlich kommuniziert werden. Es ist wichtig, das Gespräch nicht mit langen Einleitungen oder unverbindlichen Aussagen zu beginnen. Stattdessen empfiehlt es sich, direkt zum Punkt zu kommen: „Ich habe eine schwierige Nachricht für Sie: Wir haben uns entschieden, das Arbeitsverhältnis zu beenden.“
Diese Klarheit hilft dem Mitarbeiter, die Situation schnell zu verstehen, und verhindert Missverständnisse.
2. Die Gründe transparent machen
Erläutere die Gründe für die Kündigung, ohne dabei zu emotional oder defensiv zu wirken. Wichtig ist, dass du dabei sachlich bleibst und keine persönlichen Angriffe formulierst. Statt „Sie haben nicht genug geleistet“ könntest du sagen: „Die Anforderungen an diese Position haben sich geändert, und wir sehen hier keine langfristige Perspektive mehr.“
3. Emotionen zulassen, aber nicht übernehmen
Ein Kündigungsgespräch ist eine emotionale Situation – und es ist völlig normal, dass der Mitarbeiter enttäuscht, wütend oder traurig reagiert. Es ist wichtig, diese Emotionen zuzulassen und dem Mitarbeiter Raum zu geben, sie auszudrücken. Gleichzeitig solltest du darauf achten, dich nicht von diesen Gefühlen überwältigen zu lassen. Du bist da, um Klarheit zu schaffen, nicht, um dich zu rechtfertigen.
4. Unterstützung anbieten
Eine Kündigung ist für den betroffenen Mitarbeiter ein Einschnitt in seinem Leben. Umso wichtiger ist es, dass du ihm das Gefühl gibst, in dieser schwierigen Phase nicht allein zu sein. Biete Unterstützung an, sei es in Form eines wohlwollenden Arbeitszeugnisses, Kontakten zu anderen Unternehmen oder Hinweisen auf Weiterbildungs- oder Beratungsangebote.
Die Nachbereitung: Was nach dem Gespräch wichtig ist
Nach dem Kündigungsgespräch endet deine Aufgabe nicht. Es gibt mehrere Aspekte, die du berücksichtigen musst, um den Prozess für alle Beteiligten so reibungslos wie möglich zu gestalten.
1. Die Kommunikation im Team
Nach einer Kündigung ist es wichtig, das restliche Team über die Entscheidung zu informieren, ohne dabei vertrauliche Details zu verraten. Aaron Brück empfiehlt, die Kommunikation offen und ehrlich zu gestalten: „Ein Team muss verstehen, warum Entscheidungen getroffen werden – aber ohne dabei die Privatsphäre des betroffenen Mitarbeiters zu verletzen.“
2. Reflexion
Jedes Kündigungsgespräch ist auch eine Gelegenheit zur Selbstreflexion. Was ist gut gelaufen? Was hättest du anders machen können? Diese Fragen helfen dir, dich als Führungskraft weiterzuentwickeln.
3. Emotionale Verarbeitung
Auch für dich als Führungskraft ist eine Kündigung emotional belastend. Nimm dir die Zeit, die Situation zu verarbeiten, und sprich bei Bedarf mit einem Mentor oder Kollegen darüber. Es ist wichtig, dass du dich selbst nicht in der Situation verlierst.
Fazit: Kündigungen sind schwer – aber sie gehören zur Führung dazu
Das erste Kündigungsgespräch ist eine der größten Herausforderungen für jede Führungskraft. Es ist ein Moment, in dem sich zeigt, wie gut du in der Lage bist, Klarheit, Empathie und Professionalität zu verbinden. Aaron Brück bringt es auf den Punkt: „Eine Kündigung ist nie einfach, aber sie ist ein Teil der Verantwortung, die mit Führung einhergeht. Je besser du dich darauf vorbereitest, desto mehr wirst du aus dieser Erfahrung lernen – und desto besser wirst du in deiner Rolle wachsen.“
Letztlich geht es nicht darum, den Moment zu vermeiden, sondern ihn so zu gestalten, dass er respektvoll, fair und klar ist. Denn auch in den schwierigsten Momenten kannst du als Führungskraft zeigen, dass du Haltung und Verantwortung übernimmst – und genau das macht dich zu einer starken Führungspersönlichkeit.
Über Aaron Brück: Aaron Brück ist erfolgreicher Unternehmer, Vortragsredner und Experte für Leadership. In seinen Keynotes inspiriert er Führungskräfte, auch schwierige Situationen wie Kündigungsgespräche mit Klarheit und Empathie zu meistern. Aaron zeigt praxisnah, wie eine respektvolle Führung selbst in herausfordernden Momenten langfristig Vertrauen und Professionalität stärkt.